規劃好時間表後難以執行?拖延症不斷發作?總覺得時間不夠用?若面對上述困難,不妨參考以下由Tutor Circle尋補小編整理的時間管理指南,學習三款時間規劃法及四項時間管理秘訣,助你在工作、學業、生活的時間控制上如虎添翼!

1. 三款時間規劃法

分析常見的三種時間規劃法,助你尋找適合自己的時間管理方式!

1.1 綫性時間表

類型:短期規劃

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綫性時間表,即將待辦事項按時間排序。

時間管理-拖延症
綫性時間表參考例子。

 

優點:

1)清晰明確 – 各時間段的安排一目了然。

2)便於執行 – 規劃完畢後順序完成待辦事項即可。

 

缺點:靈活度低

當未能按時完成事項、或受外在變化影響時,其餘時間安排將被打亂。

對策:創造彈性時段 – 善用小休,一方面適當放鬆以維持效率,另一方面製造更多彈性時段,以避免超時完成事項影響下一事項的時間安排。

 

適用情況:任何情況皆適用

 

1.2 優次排序法

類型:短期或長遠規劃

使用優次牌序法需將待辦事項按「緊急程度」及「重要性」分成4類:

  1. 重要亦緊急
  2. 重要但不緊急
  3. 不重要但緊急
  4. 不重要亦不緊急

 

先分清處理事項的緩急輕重,再合理分配時間。

 

以下為建議分配:

  1. 重要亦緊急 → 優先處理
  2. 重要但不緊急 → 提前規劃
  3. 不重要但緊急 → 速戰速決
時間管理-拖延症
執行者可善用圖表分清解決待辦事項的重要性及緊急程度。

不重要亦不緊急 → 不理會 / 空閑時處理

 

優點:

1) 省時 – 無需詳細劃分時間段。

2) 效率高 – 待辦事項得以合理劃分優次,避免不當編排而造成的時間損失,有效在減少時間成本的情況下完成任務。

 

缺點:考驗個人執行力

由於沒有劃分硬性時間段,執行者需要憑藉個人自律性及執行力完成待辦事項。

對策:可配合綫性時間表使用 – 執行者可先分辨待辦事項之優次,繼而安排硬性執行時段作日計劃之用。

 

適用情況:

1) 待辦事項繁多

2) 時間彈性

 

1.3 分類排列法

類型:短期及長遠規劃

分類排列法,即按不同分類排列出待辦事項,繼而在週計劃中安排執行日期,需要的話可再於日計劃中劃分執行時段。

時間管理-拖延症
執行者可善用表格執行分類排列法。

 

優點:

1) 便利日常決策 –  執行者通過長遠規劃將對未來的待辦事項有清晰認知,由是日常決策可因應未來安排作出定奪。

2) 便於執行 – 長遠規劃的同時兼顧短期安排,提早規劃提供了執行的心理准備,短期安排則加强時間安排的可操作性。

 

缺點:/

 

適用情況:

1)待辦事項繁多

2)可規劃時間充分

 

2. 五項時間管理秘訣

掌握以下時間管理秘訣,加强對時間規劃的執行力!

2.1 習慣提前計劃

善用上述的三款時間規劃法的同時,事先準備也非常重要。執行者宜因應規劃的長短期類型,提前一個月、一週又或是一天事先安排日程。當執行者在辦理事項前,已對時間及任務有所組織及准備,便可在當天直接投入任務,提高執行時的專注度和效率。

 

2.2 讓整理成為習慣

你曾否為一時間找不到所需的文件、檔案或是筆記而無法展開工作和任務?缺乏整理的習慣將造成許多不必要的時間浪費。因此要恆常的保持整理桌面、書架、電腦檔案的習慣,確保自己能高效地尋找所需素材。

 

2.3 善用碎片化時間

大家可以利用一些碎片化的時間來完成小任務,如:利用乘搭交通工具的時侯查看郵箱,趁著課間小休整理前一節課的重點。這樣一來,待你需要處理耗時更長的待辦事項時,便不必再為瑣碎任務而挂心,從而加强集中力,也避免了待辦事項過多而拖延的情況。

 

2.4 避免追求完美

對自己有所要求無疑是良好的態度,但若過度苛求自己便會適得其反。追求完美能夠提升生產成果的質量,但同時也容易增加你的時間成本,減少成本效益。因此在合理時間範圍内盡力完成一項任務後,就著手下一項任務吧!

 

總結

時間管理-拖延症
圖片來源

時間,大概是最公平且可控的資本了,因此我們應將它妥善把握,讓它成爲我們自我提升的最佳工具。也許我們窮盡一生都無法徹底掌控時間,但學習時間管理的進程,定必也是進步的過程。望各位讀者俱能掌握以上三款時間規劃法及四項時間管理秘訣,善用自己的資本,共勉之!

 

投稿:Kkk

 

延伸閱讀:

【擊破拖延症】 5大方法有效停止拖延行為!擁有屬於自己的時間!

【升中六暑假】如何制定暑假温習時間表? 5大備試技巧

*此文章純屬 Blogger 個人分享,並不代表本網誌立場。

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