Excel很可能是繼Word之後最常用的電腦軟件,因為它真的能為我們帶來很多方便!Excel具有工作表的建立、資料的編輯(包括修改、複製、刪除)、運算處理(如公式、函數之運算)、檔案存取管理及工作表的列印等功能,很多地方都能用上,如製作有個人資料的名單、有不同數據的貨物單等,而且最重要的是,它的使用方法十分簡單!如果你還未學識如何使用這個簡單的電腦軟件,就繼續往下看吧!Tutor Circle 尋補 小編以下會介紹一下Excel的一些基本的使用方法和公式。

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Excel教學
很多工作都能用上Excel,而且不論手機或電腦一樣能用

 

1. 儲存格

首先,每個儲存格都有名字,名字是由一個字母和一個數字組成。在試算表中,直的叫做「行」,用字母表示;橫的叫「列」,用數字表示,字母和數字是順數的,所以表中的最左上角一格是A1,A1右一格就是B1,A1下一格是A2,A2的右一格(即B1下一格)是B2。「A1、A2、B1、B2」這些就是格字的名字了。如果要表示A1,就打「A1」,而如果要表達多於一格的話:

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  • 如果要表示A1至A3,就打「A1:A3」,「:」就是「至」的意思。
  • 如果要表示A1、A2、B1、B2四格,它們是一個正方形(長方形都一樣),所以要表示的句子是「由最右上至最左下的儲存格」,即可以打「A1:B2」
  • 如果要表示A1和A3,就打「A1,A3」,「,」就是「和」的意思。(如果要表示A1、A3和B1,就打「A1,A3,B1」。)
  • 如果要表示A全行,就打「A:A」,即要A行至A行的意思
  • 同樣,如果要表示1全列,就打「1:1」
如果要表示A1至A3,就打「A1:A3」,「:」就是「至」的意思。
如果要表示A1至A3,就打「A1:A3」,「:」就是「至」的意思。
如果要表示A1、A2、B1、B2四格,它們是一個正方形(長方形都一樣),所以要表示的句子是「由最右上至最左下的儲存格」,即可以打「A1:B2」
如果要表示A1、A2、B1、B2四格,它們是一個正方形(長方形都一樣),所以要表示的句子是「由最右上至最左下的儲存格」,即可以打「A1:B2」
如果要表示A全行,就打「A:A」,即要A行至A行的意思
如果要表示A全行,就打「A:A」,即要A行至A行的意思
如果要表示1全列,就打「1:1」
如果要表示1全列,就打「1:1」
如果要把數字相加,公式是「=SUM(儲存格)」
如果要把數字相加,公式是「=SUM(儲存格)」
減數功能(MINUS)就是:「=儲存格1-儲存格2」
減數功能(MINUS)就是:「=儲存格1-儲存格2」
如要儲存格1乘儲存格2,公式是:「=儲存格1*儲存格2」
如要儲存格1乘儲存格2,公式是:「=儲存格1*儲存格2」
想把數字相乘,公式就是「=MULTIPLY(儲存格1,儲存格2)」
想把數字相乘,公式就是「=MULTIPLY(儲存格1,儲存格2)」
如要儲存格1除以儲存格2,公式是:「=儲存格1/儲存格2」
如要儲存格1除以儲存格2,公式是:「=儲存格1/儲存格2」
如果要一個儲存格的數字除以一個指定數字(以「2」為例),公式是:「=儲存格/2」
如果要一個儲存格的數字除以一個指定數字(以「2」為例),公式是:「=儲存格/2」

 

2. 加減乘除運算公式

1.1 加數

所有公式都是從「=」開始的。如果要把數字相加,公式是「=SUM(儲存格)」,其中儲存格就是以前面提到的方式來表示要包括的儲存格。打完公式後按ENTER,有公式的格字就會變成答案。


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1.2 減數

Microsoft Office Excel的減數功能(MINUS)就是:「=儲存格1-儲存格2」,技巧同上。

如果你是用Google Excel,想把數字相減,公式就是「=MINUS(儲存格1,儲存格2)」,打完公式後按ENTER,就會得出儲存格1減去儲存格2的數值。

1.3 乘數

和減數一樣,如要儲存格1乘儲存格2,公式是:「=儲存格1*儲存格2」;如果要一個儲存格的數字乘一個指定數字(以「3」為例),公式是:「=儲存格*3」。

如果你是用Google Excel,想把數字相乘,公式就是「=MULTIPLY(儲存格1,儲存格2)」,打完公式後按ENTER,就會得出儲存格1乘儲存格2的數值。同樣,你也可以選擇乘一個指定數字。

1.4 除數

和乘數的模式一樣,如要儲存格1除以儲存格2,公式是:「=儲存格1/儲存格2」;如果要一個儲存格的數字除以一個指定數字(以「3」為例),公式是:「=儲存格/3」。

如果你是用Google Excel,想把數字相乘,公式就是「=DIVIDE(儲存格1,儲存格2)」,打完公式後按ENTER,就會得出儲存格1除以儲存格2的數值。同樣,你也可以選擇除數或被除數是一個指定數字。

 

3. 時間加減

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[常用]>[儲存格]>[格式]>[儲存格格式](Format Cells…)
其實,時間加減和普通加減大同小異。例如儲存格A1為「6:45」(表示6小時45分鐘),儲存格A2為「9:30」,計算時間總和,可輸入公式「=A1+A2」,會顯示答案「16:15」。

可是如果總和超過24的話,如「12:45+15:30」,答案會是04:15,這是時間下午12:45加上15小時30分鐘之結果,即時間為早上4:15。如果是想知道「12小時45分加15小時30分」的答案:

  1. 按寫著公式的儲存格
  2. 在[常用] 索引標籤的 [儲存格] 群組中,選擇 [格式](Format),然後選擇 [儲存格格式]。
  3. 在 [儲存格格式] (Format Cells…)方塊中,選擇 [類別] 清單中的 [自訂]。
  4. 在格式清單頂端的 [類型] 方塊中,輸入「[h]: mm; @」,然後選擇 [確定]。

結果是 28 小時又 15 分鐘。下次需要它時,此格式會位於 [類型] 清單中。

減去時間時,公式的格式是一樣的(「=A1-A2」)但要選用 [類型] 清單中的 [h:mm]項。而如果要減去超過24小時的時間,就要:

  1. 在格式清單頂端的 [類型] 方塊中,輸入「m/d/yyyy h:mm AM/PM」
  2. 在要加的儲存格中,輸入日期,包括月/日/年與時間 (使用 “a” 代表 AM 或 “p” 代表 PM)。
  3. 使用公式「=(儲存格2-儲存格1)*24」。

 

4. IF函數

接下來一跳就到了IF函數的使用了,IF函數的能做的東西是回答「真(是)」和「假(否)」,例如,我要知道「A1是不是大於10」,公式是「=IF(A1>10,TRUE,FALSE)」,其中:

  • 「A1>10」表示「A1大於10」
  • 「TRUE」表示,如果真,顯示「TRUE」
  • 「FALSE」表示,如果假,顯示「FALSE」

所以,假如A1是10或以下,答案會是FALSE;假如A1是11或以上,答案會是TRUE。

然後,如個A1不是數字呢?如果A1可能是Red, Blue或者Green,而我要知道A1是不是Red,打「=IF(A1=”Red”,TRUE,FALSE)」,其中:「A1=”Red”」表示「A1是Red這個字」(要有”引號”),即假如A1是Red,答案會是TRUE;假如A1是Red以外的字眼,答案會是FALSE。

延伸閱讀:【Premiere Pro】網紅級影片是如何煉成的?

 

5. 其他函數

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其他函數包括AND、OR、NOT等

AND函數:「=IF(AND(條件1,條件2),TRUE,FALSE)」,要同時滿足條件12才會TRUE

OR函數:「=IF(OR(條件1,條件2),TRUE,FALSE)」,只要同時滿足條件12就會TRUE

NOT函數:「=IF(OR(條件1),TRUE,FALSE)」,如果滿足了條件就會FALSE

例如,A1儲存格裡的是5,而條件1是「A1>0」﹐條件2是「A1>10」:

  • 使用以上的AND函數,答案是FALSE,因為只滿足了條件1
  • 使用以上的OR函數,答案是TRUE,因為已滿足了條件1
  • 使用以上的NOT函數,答案是FALSE,因為滿足了條件1

 

6. 其他簡單常用公式

由儲存格1至儲存格n的平均值:「=AVERAGE(格子1:格子n)」

由儲存格1至儲存格n的最大值:「=MAX(格子1:格子n)」

由格子1至格子n的最小值:「=MIN(格子1:格子n)」

 

7. 常見問題

公式中之所以出現 #NAME? 錯誤出現在公式中是因為公式名稱有錯字,例如串錯字,把「COUNTIF」串成「CONTIF」,如果仍然顯示錯誤,可以按此查看 #NAME? 錯誤的其他可能原因。

當Excel 的欄寬不足,無辦法顯示整個儲存格的內容時,就會顯示 #####。如果想增加欄寬,完整地顯示儲存格內容,可以按兩下欄標題的右邊緣,或者將儲存格拖曳至您想要的寬度。

另外,如果日期和時間為負值的公式時,也會顯示為 #####。

 

總結

希望大家看完之後會對簡單的Excel公式和基本函數有些理解,其實Excel的公式也是十分簡單,只要知道格式能輕易理解公式的用法,一理通百理明,希望Excel都能幫助到大家工作!

延伸閱讀:【Illustrator】AI vs PS——點解+點樣學AI?

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